février 28, 2021

Shadow IT n’est pas un problème technique

Par andy1712


Les compétences sociales et de communication sont essentielles pour impliquer les parties prenantes, transmettre des informations techniques et les motiver à se conformer aux politiques de l’entreprise.

Le leadership technique n’arrive pas à apprivoiser le «shadow IT» Nous croyons fermement que la solution du problème est mal conçue.

Le shadow IT comprend l’acquisition et l’utilisation d’actifs informatiques par une unité commerciale ou un individu (par exemple, des applications développées par l’utilisateur) sans la connaissance ou le contrôle de l’organisation informatique. Bien que l’entreprise puisse répondre en temps opportun aux besoins immédiats, cette utilisation malveillante de l’informatique introduit des variables inconnues. Ce manque de visibilité hante le leadership technique en raison de ses risques inhérents (manque de mises à jour de sécurité, mauvaise gestion des changements et applications mal documentées) dans une matrice de technologies de plus en plus complexe rendue possible par le cloud computing omniprésent à faible coût.

UN ACCÈS NON CONTRÔLÉ À LA TECHNOLOGIE DANS UN SCÉNARIO DE RISQUE DE PLUS EN PLUS GRAND

Selon le “2021 IT Priorities Report” de Snow Software, une enquête auprès de 1 000 dirigeants de l’informatique et de 3 000 travailleurs situés aux États-Unis, au Royaume-Uni, en Australie et en Allemagne, les divergences d’opinions entre les responsables informatiques et les équipes commerciales sur l’approvisionnement technologique entraîneront une augmentation des risques. causé par le shadow IT

D’une part, le rapport a révélé que les responsables techniques peuvent surestimer la facilité avec laquelle les unités commerciales se procurent des applications, des ressources cloud et des logiciels. D’un autre côté, 16% des employés ne croient pas que les actifs informatiques non gérés ou non comptabilisés peuvent causer des problèmes commerciaux. Cet écart pourrait entraîner une augmentation de l’informatique parallèle, un manque de gouvernance globale qui en résulte et des risques accrus.

Les stratégies actuelles qui traitent ces problèmes comme un problème technique qui ne nécessite qu’une solution technique ne fonctionnent pas. De plus, utiliser un jargon technique pour guider les équipes commerciales est une mauvaise stratégie de communication. Pire encore, blâmer les équipes commerciales de ne pas se conformer aux politiques informatiques de l’entreprise sans écouter leurs besoins crée de la méfiance et les sépare, creusant l’écart entre ce dont les équipes informatiques ont besoin et ce que les unités commerciales font pour répondre à leurs besoins informatiques.

Les organisations informatiques internes peuvent changer la donne en améliorant leur approche pour résoudre ces problèmes à l’échelle de l’entreprise. Dans la plupart des cas, l’application de techniques de conception de solutions aidera à mieux cartographier les parties prenantes, à identifier leurs besoins et à concevoir des solutions durables orientées métier, plutôt que d’imposer des solutions techniques peu attrayantes pour les unités commerciales.

Cette approche révisée nécessite également des compétences sociales et de communication et une écoute active de la conception centré sur les parties prenantes solutions techniques. Ces compétences sont essentielles pour impliquer les parties prenantes, transmettre des informations techniques et les motiver à se conformer aux politiques de l’entreprise.

LA CONCEPTION DE SOLUTION PEUT CHANGER DE JEU

Les cadres de conception de solution typiques commencent par identifier la cause première du problème. Le but ultime est d’extraire la raison fondamentale du problème présenté et de le résoudre au lieu de simplement traiter les symptômes. Commencer par le questionnement pourquoi le problème se produit, l’équipe informatique doit continuer à poser des questions supplémentaires sur les raisons jusqu’à ce qu’elle identifie la cause profonde. Ce n’est qu’alors que vous commencez à travailler sur les options pour atténuer les problèmes en s’attaquant de front à leur cause profonde.

En outre, l’équipe technique doit travailler sur la cartographie et l’engagement des parties prenantes de l’entreprise. Qui sont-ils? À quelle organisation appartiennent-ils? Qu’est-ce qui est essentiel pour eux? Comment mesurent-ils le succès? Cette phase concerne l’empathie, se mettre à sa place et montrer que l’organisation informatique se soucie du succès de l’équipe commerciale. Les équipes informatiques peuvent sympathiser avec les équipes commerciales en les écoutant intentionnellement.

Tout au long de ce parcours, les équipes techniques doivent éviter d’utiliser du jargon plutôt que d’utiliser un langage commercial pour communiquer des solutions techniques conçues pour résoudre des problèmes commerciaux. Le succès dépend autant des personnes que de la technologie. Ce point est ramené à la maison par le Rapport sur l’avenir de l’emploi du Forum économique mondial, qui identifie les compétences que les employés et les dirigeants devraient posséder pour profiter au maximum à leur organisation. La coordination, la coopération et la communication avec les autres font partie de ces compétences essentielles.

Ces capacités permettent un engagement continu des parties prenantes, ce qui signifie cartographier, se connecter et écouter toutes les personnes touchées régulièrement. Ces compétences sont essentielles pour concevoir et mettre en œuvre des solutions durables.

Les équipes informatiques peuvent apprendre à devenir des concepteurs de solutions capables de relier les points. Ils peuvent ensuite saisir, clarifier et répondre aux préoccupations de toutes les parties prenantes, les aidant à déterminer et à maintenir leurs objectifs alignés. Avant de partager leurs points de vue, ces membres de l’équipe technique permettent de réussir en écoutant toutes les personnes impliquées dans la conception d’une solution technique axée sur l’entreprise. Cette approche change la donne pour le succès des équipes informatiques en matière de ombre IT.

Enfin, la planification de la durabilité des solutions à long terme devrait inclure des perspectives techniques et commerciales. Comment faire ça? Les équipes techniques formées aux techniques de conception de solutions comprendront une stratégie de boucle de rétroaction pour saisir la nature dynamique des unités d’affaires. Par conséquent, au fur et à mesure que l’entreprise évolue, les exigences techniques et l’architecture de la solution évolueront, ce qui évitera que l’informatique de l’ombre ne surgisse de la transformation continue de l’entreprise.