mars 17, 2021

Trucs et astuces sur la comptabilité des immeubles locatifs pour les propriétaires et les gestionnaires immobiliers

Par andy1712


comptabilité des biens locatifs

La gestion appropriée de vos revenus et dépenses de location, y compris la comptabilisation et le suivi précis de vos fonds, est un élément essentiel de la gestion locative.

Les propriétaires et les gestionnaires immobiliers doivent créer un système comptable bien défini pour les aider à rester organisés. Les gestionnaires immobiliers sont également chargés de respecter les directives relatives aux comptes en fiducie et de gérer correctement les fonds des propriétaires.

Pour l’investisseur novice, la comptabilité des immeubles locatifs peut sembler aussi simple que le suivi des paiements de loyer (revenus) et de l’entretien de la propriété et des impôts (dépenses). Mais l’investisseur, le propriétaire et le gestionnaire immobilier chevronnés peuvent vous dire qu’il y a quelques autres domaines auxquels il faut prêter attention lorsqu’il s’agit d’une bonne tenue de livres et d’une bonne comptabilité.

Conseils sur la comptabilité des propriétés locatives

Vous trouverez ci-dessous une liste des meilleurs conseils pour la comptabilité des biens locatifs pour vous aider à rester organisé et à conserver vos dossiers et rapports financiers bien tenus.


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Comprendre les types de transaction liés à vos locations

Il existe différents types de transactions de revenus et de dépenses, et chaque transaction peut être liée à un locataire, à une propriété ou à votre entreprise. Comprendre comment chaque transaction se rapporte à différents domaines de votre entreprise vous aidera à maintenir correctement vos registres comptables.

  • Le revenu du locataire peut inclure: paiements de loyer locataire, frais de retard locataire, acompte locataire, frais de stationnement locataire.
  • Les dépenses du locataire peuvent inclure: une dépense immobilière causée par un locataire qu’il est responsable de rembourser comme une vitre cassée ou des toilettes bouchées.
  • Les revenus de la propriété peuvent inclure: fonds de réserve, frais de dossier, loyer des locataires reçus et autres frais perçus.
  • Les frais de propriété peuvent inclure: frais d’entretien ou de fournisseur, les paiements des services publics, les frais de gestion immobilière, etc.
  • Le revenu d’entreprise peut inclure: frais de retard locataire, frais de gestion, etc.
  • Les dépenses professionnelles peuvent inclure: paiements de logiciels de gestion immobilière, frais juridiques, frais de location d’espaces de bureaux, La publicité, etc.

Vous remarquerez peut-être que certaines charges peuvent être classées de plusieurs façons et apparaître sur plusieurs grands livres, par exemple, un paiement de loyer peut être à la fois un revenu du locataire et un revenu immobilier.

Comptes personnels et professionnels séparés

Même si vous ne possédez qu’une seule propriété, vous devez ouvrir un compte de chèques et d’épargne distinct pour votre entreprise de location. C’est le moyen le plus simple de séparer vos fonds de vos comptes personnels jusqu’à ce que vous soyez prêt à vous payer. C’est également le moyen le plus simple de rester organisé et de simplifier vos tâches de rapprochement.

Certains propriétaires peuvent même choisir d’ouvrir un compte distinct pour chaque propriété. Ceci est conseillé pour les propriétés multifamiliales, où vous gérez plusieurs paiements et dépenses pour chaque unité, mais peut ne pas être nécessaire pour chaque maison unifamiliale locative que vous possédez.

Si vous êtes un gestionnaire immobilier, il est essentiel que vous disposiez d’un compte bancaire distinct pour votre entreprise et que vous sachiez comment gérer les comptes en fiducie. Le mélange de fonds est illégal et vous devez séparer les actifs de vos propriétaires des vôtres.

Créer un système cohérent pour l’enregistrement des transactions

Créez un processus ou un système indiquant quand, pourquoi et comment vous publierez systématiquement les transactions liées à vos locations. Vous devez bien comprendre à qui la transaction est liée. Vous devriez également avoir un processus pour enregistrer régulièrement vos transactions. Par exemple, le lundi, vous pouvez consacrer une heure à vous assurer que toutes les transactions sont correctement enregistrées.

Avoir un plan de réconciliation

Il est tout aussi important pour l’enregistrement cohérent des transactions de rapprocher vos comptes pour vous assurer que l’argent est comptabilisé avec précision.

La réconciliation signifie simplement un accord; ce qui signifie que vos livres comptables sont-ils d’accord avec ce qui s’est passé dans la vraie vie? aka votre relevé bancaire. Encore une fois, la méthode (qu’elle utilise du papier et un crayon ou un outil de rapprochement) n’est aussi utile que l’exactitude de la saisie des données.

Votre plan de réconciliation devrait inclure la mise de côté du temps non perturbé pour le processus. Plus votre portefeuille immobilier et votre activité de gestion sont complexes, plus vous devez y consacrer du temps. Se réconcilier est une tâche mensuelle, mais il est recommandé d’ajouter au moins une comparaison hebdomadaire entre l’interdiction et le grand livre.

Une façon d’effectuer cette comparaison consiste à utiliser un outil de synchronisation de banque, s’il est disponible dans votre logiciel. C’est un gain de temps pour s’assurer que les transactions correspondent aux deux emplacements avant un rapprochement approprié. Une synchronisation bancaire correspond et compare les transactions de la banque à celles du logiciel qui vous permet de mettre à jour les détails des transactions manquantes et de localiser les erreurs et les omissions. Le logiciel marque ensuite les transactions avec un statut «compensé», ce qui confirme que l’institution financière a traité la transaction.

Une fois la saisie de la date terminée et vérifiée au moins une fois par semaine, votre rapprochement mensuel devrait être une tâche facile. La plupart des programmes listeront les dépenses d’un côté et les revenus de l’autre avec une case à cocher à côté de chaque transaction. Votre tâche consiste à cocher la case à côté de chaque élément qui correspond au relevé bancaire. Lorsque ceux-ci sont cochés, l’objectif est que le revenu total reçu, le total des dépenses payées et le solde de clôture correspondent exactement aux totaux de vos relevés bancaires.

Enfin, votre plan de rapprochement doit inclure l’enregistrement de ces données pour la conformité des rapports d’état, à avoir à portée de main pour votre comptable ou en cas d’audit, et pour toute autre référence future.

Utilisez le logiciel pour rester organisé

De bons processus comptables sont heureusement faciles à réaliser avec les bons outils. Et avec l’avantage de gagner du temps en créant un système comptable transparent, ces outils s’intégreront facilement dans les dépenses d’exploitation de votre entreprise, à partir de seulement 35 $ / mois.

Le logiciel de gestion immobilière est spécialement conçu pour aider les propriétaires, les investisseurs et les gestionnaires immobiliers à accomplir avec précision et efficacité leurs tâches de comptabilité et de tenue de livres.

Vous avez accès à la comptabilité générale complète des propriétés, des locataires et des propriétaires. Et avez le pouvoir de consulter, modifier et imprimer des registres pour chaque propriété, locataire, propriétaire et compte bancaire utilisé pour gérer vos propriétés. Les systèmes comptables traditionnels ne sont pas conçus pour la gestion immobilière et nécessitent une entrée double, voire triple des transactions pour maintenir des registres précis et vérifiables.

Vous pouvez choisir d’utiliser QuickBooks pour la comptabilité des immeubles locatifs mais pourrait être intrigué par les fonctionnalités supplémentaires offertes par les logiciels de location au-delà des simples outils de comptabilité. Vous constaterez que le logiciel de gestion immobilière est livré avec toute une gamme de fonctionnalités qui faciliteront chaque tâche de votre entreprise de location. De collecte de loyer en ligne à la publicité de postes vacants, tout est inclus dans votre logiciel de location.

L’utilisation de logiciels s’avérera essentielle si jamais vous rencontrez un audit dans lequel vous devrez prouver que vous avez respecté les exigences du compte en fiducie et que vous avez correctement géré les fonds de votre entreprise.

Préparez-vous pour la saison des impôts

Rester au fait de votre comptabilité de location tout au long de l’année est la meilleure façon de rendre la saison des impôts aussi simple que possible. Vous pourrez accéder à toutes les données dont vous avez besoin pour déclarer vos impôts, fournir aux fournisseurs des formulaires 1099-MISC et fournir aux propriétaires des rapports importants sur leurs besoins fiscaux.

La saison des impôts est un autre moment où vous trouverez un logiciel de gestion immobilière utile, car beaucoup fournissent des outils fiscaux utiles et des options de production en ligne intégrées au système.

Référez-vous à un professionnel

N’ayez pas peur de demander de l’aide lorsque vous en avez besoin. Que vous ayez un CPA de confiance avec lequel vous souhaitez travailler ou un mentor en gestion immobilière sur lequel vous comptez pour obtenir des conseils, il est toujours utile de demander un deuxième avis.

Dans certains cas, vous constaterez peut-être que vous devez engager un comptable ou un conseiller juridique pour vous aider.Dans les deux cas, ils vous seront reconnaissants d’avoir suivi les conseils ci-dessus pour créer une piste comptable facile à suivre.

Dernières pensées

Vous n’avez pas besoin d’être comptable pour avoir de bonnes compétences en comptabilité. Prenez simplement le temps de comprendre vos processus comptables, créez un système comptable cohérent et utilisez des outils et des ressources du secteur pour vous aider à rester organisé.


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Date: Mercredi 26 août à 11h
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