mars 31, 2021

11 conseils pour une gestion plus efficace des e-mails

Par andy1712


Le courrier électronique peut nous donner l’impression que nous avons du mal à garder la tête hors de l’eau. Vos pages de boîte de réception sont-elles longues? Commencez-vous chaque jour à lire vos e-mails, en pensant que vous répondrez aux messages les plus importants, pour vous rendre compte qu’une heure s’est écoulée et que vous n’avez rien fait jusqu’à présent? Vous manquez d’espace pour votre courrier électronique tous les quelques jours? Le courrier électronique se sent-il comme un multiplicateur de productivité ou un tueur de productivité?

Obtenez des images de bogue organisées

Il suffit de quelques astuces simples pour être plus efficace dans le traitement des e-mails afin de ne pas vous sentir alourdi par celui-ci. Certains de ces conseils s’appuient sur les fonctions de la plupart des programmes de messagerie, mais d’autres sont des moyens de changer vos propres habitudes afin que les petites interactions quotidiennes que vous avez avec le courrier électronique vous aident à rester sur la bonne voie dans sa gestion.

Pensez-y comme si vous vous nettoyiez les dents. Il y a une différence entre l’hygiène dentaire quotidienne et aller chez le dentiste, mais vous devez faire les deux. Vous devez vous brosser les dents deux fois par jour et passer la soie dentaire une fois par jour, et ces habitudes sont extrêmement importantes pour avoir des dents saines. Tous les six mois, vous devriez également consulter un dentiste pour un nettoyage plus approfondi, des radiographies et d’autres soins préventifs. L’hygiène quotidienne empêche la formation de problèmes plus importants. Les visites chez le dentiste vous aident à détecter et à corriger les problèmes naissants avant qu’ils ne deviennent incontrôlables.

Bien sûr, même avec des dents, les choses peuvent mal tourner. Un accident pourrait les assommer ou vos gènes pourraient finir par les affecter, tout comme un nouveau projet ou un changement de poste pourrait provoquer soudainement une explosion de courriers électroniques. Quoi qu’il en soit, cela ne signifie pas que vous devriez arrêter de passer la soie dentaire ou de consulter régulièrement un dentiste – ou de nettoyer votre courrier électronique tous les jours. Si vous rencontrez un problème inattendu, vous devez tout de même suivre de bonnes habitudes pour tout garder sous contrôle.

Lorsque vous modifiez votre façon d’interagir avec les e-mails à court terme – quand et comment vous les vérifiez, à quelle fréquence vous supprimez des messages, etc. – cela vous facilite la vie à long terme.

Voici quelques conseils pour réduire le fardeau des e-mails. Laissez-moi vous avertir que ces conseils sont ancrés dans le bon sens et ne fournissent pas de solution miracle, ce qui signifie qu’ils ne vous épateront pas et ne deviendront pas une sensation du jour au lendemain. Mais la soie dentaire non plus.

1. Supprimer d’abord

La première chose à faire lorsque vous ouvrez votre boîte de réception est de scanner pour voir ce que vous pouvez supprimer. Regardez la ligne d’objet et l’expéditeur. Est-ce de la poubelle? Est-ce un e-mail promotionnel que vous n’allez jamais lire? Est-ce un avis de votre collègue indiquant dans la ligne d’objet qu’il sortira aujourd’hui et qu’il n’y a pratiquement aucune chance que des informations supplémentaires dans le corps de l’e-mail soient pertinentes pour vous? Si c’est le cas, jetez-le.

Tous les messages que vous identifiez comme sans importance doivent être sélectionnés et déplacés en masse vers la corbeille. Si vous n’êtes pas pressé un matin en particulier, vous pouvez même essayer d’identifier un ou deux e-mails réguliers auxquels vous désabonner.

Organisez-vous - supprimez d'abord

Pourquoi est-ce important de faire cette étape en premier? Lorsque vous supprimez immédiatement les messages non pertinents, vous facilitez la visualisation des messages restants. Lorsque vous pouvez voir les messages restants, vous pouvez trier les messages importants plus rapidement. Si vous pouvez identifier même cinq ou dix pour cent de votre courrier entrant quotidien comme “très probablement ne nécessitant aucune action” afin de pouvoir le supprimer rapidement, vous serez en bien meilleure forme pour commencer votre journée de manière productive.

2. Utilisez plusieurs adresses e-mail

Je ne supporte pas les e-mails marketing ou les confirmations d’expédition, encore moins les rappels de ma banque pour payer ma facture de carte de crédit lorsqu’elle est déjà configurée pour le paiement automatique. (Grr.) Tous ces messages encombreraient ma boîte de réception et rendraient plus difficile la détection des e-mails importants, sauf que j’ai une stratégie pour les traiter.

J’utilise une adresse e-mail distincte pour tous ces messages de faible importance.

Il y a plusieurs façons de le faire. Vous pouvez créer un nouveau compte de messagerie entièrement à cette fin, c’est ainsi que je le fais, ou vous pouvez créer une adresse alias en utilisant votre compte actuel. La plupart des fournisseurs de messagerie vous permettent de le faire. Ensuite, vous créez une règle ou un filtre dans votre compte de messagerie afin que tous les messages envoyés à l’alias ignorent la boîte de réception et se retrouvent dans un autre dossier. Appelez-le Inbox 2 ou Low Importance ou ce que vous voulez.

Un avantage de l’utilisation d’une adresse e-mail distincte à cette fin est que vous gardez ce courrier pas tout à fait indésirable, parfois appelé courrier gris, séparé de votre courrier important. De plus, si une entreprise vend votre adresse e-mail à une autre liste de distribution, tout message marketing nouveau et indésirable ne se retrouvera pas non plus dans votre boîte de réception principale. Un troisième avantage est que vous n’êtes pas distrait par ces messages, étant donné que vous devez vous connecter à un autre programme de messagerie ou accéder à une boîte de réception différente pour y accéder.

3. Ecrire court

Lorsque vous rédigez des e-mails, dites ce que vous voulez dire, soyez clair et concis. Pourquoi? La rédaction courte aide les personnes qui lisent votre message à aller droit au but et à traiter leur e-mail plus efficacement. Ils peuvent reprendre votre ton et vous répondre en nature, ce qui vous facilitera la vie.

Certaines situations nécessitent des phrases complètes et un langage formel, mais les fragments peuvent être extrêmement efficaces dans les e-mails. Utilisez-les quand cela a du sens. La police de grammaire ne viendra pas après vous. Il est certain que vous devez parfois être très détaillé et tirer parti de l’aspect papier du courrier électronique – il y a un enregistrement de tout. De manière générale, cependant, le langage par défaut est concis, clair et simple.

Tout le monde n’est pas adepte de la brièveté et cela peut paraître brusque. Pour éviter de paraître hostile, vous pouvez ajouter un emoji ou des points d’exclamation. Ou faites simplement savoir aux gens que vous essayez d’être concis dans vos courriels et qu’ils ne devraient pas le prendre personnellement.

4. Utiliser des groupes ou des listes de distribution

Organisez-vous - conseils pour le regroupement

Si vous envoyez un message au même groupe de personnes à plusieurs reprises, configurez un groupe ou un alias de messagerie. Dans Outlook, cela s’appelle une liste de distribution. Dans Gmail, accédez à Contacts (contacts.google.com), sélectionnez les personnes que vous souhaitez ajouter à un groupe, puis cliquez sur l’icône du libellé. Donnez un nom à votre groupe. Une fois enregistré, vous pouvez taper ce nom pour composer automatiquement un message à tous les membres du groupe.

L’utilisation de groupes permet non seulement de gagner du temps en éliminant le besoin de taper le nom de chaque personne lorsque vous envoyez un courrier au groupe, mais vous configure également pour des tactiques de suppression faciles, comme je l’expliquerai un peu plus tard.

5. Créer des modèles ou des réponses prédéfinies

S’il y a un message que vous envoyez encore et encore, ne l’écrivez pas de zéro à chaque fois. Réutilisez ce que vous avez déjà écrit en créant un modèle ou une réponse standardisée, comme l’appelle Gmail.

Voici quelques exemples de messages que les gens envoient fréquemment:

  • Merci de m’avoir contacté, mais je ne suis pas intéressé,
  • Confirmation de la réception. Merci et s’il vous plaît laissez-moi savoir si vous avez besoin de quelque chose d’autre de ma part, et
  • Cela ressemble à un travail pour notre service juridique. Le meilleur point de contact est…

Une fois que vous avez configuré quelques modèles, vous pouvez répondre aux messages qui prendraient normalement un temps inutile sans même y penser beaucoup, vous permettant ainsi de vous consacrer à un travail plus important.

6. Réutiliser les lignes d’objet

La réutilisation des messages envoyés via des modèles et des réponses standardisées augmente votre efficacité en minimisant l’écriture. La réutilisation des lignes d’objet vous permet de supprimer ou d’archiver plus facilement et plus rapidement les anciens messages. Je vais vous expliquer comment ensuite.

7. Trier pour supprimer

Les limites de données peuvent se faufiler sur n’importe qui, même les personnes très organisées. Le moyen de libérer de l’espace est de supprimer en masse les messages dont vous n’avez pas besoin. C’est le genre de corvée que vous pouvez considérer comme étant similaire à celle d’aller chez le dentiste. Vous n’êtes pas obligé de le faire tous les jours, mais le faire périodiquement et régulièrement vous aidera à éviter de plus gros problèmes. Je trouve trois méthodes de suppression particulièrement utiles.

Tout d’abord, triez votre envoyé envoyer par taille de fichier ou pièce jointe et jetez les plus gros dont vous n’avez pas besoin. La raison pour laquelle je me concentre sur les messages envoyés est que si j’ai envoyé une pièce jointe, il y a de fortes chances que je possède le fichier et que par conséquent, j’en ai une autre copie enregistrée ailleurs.

Organisez-vous - triez le courrier envoyé

La deuxième méthode consiste à trier les messages envoyés par ligne d’objet et à rechercher les messages que vous envoyez régulièrement. Si vous envoyez un message hebdomadaire avec la ligne d’objet «Nettoyage du réfrigérateur à 16 h aujourd’hui», vous pouvez rapidement les voir, les sélectionner et les supprimer tous en même temps.

Troisièmement, triez vos messages par destinataire. Vous avez probablement quelques collègues, amis ou groupes de personnes à qui vous envoyez souvent des e-mails. Il est probable que de nombreux messages envoyés entre vous et eux ne soient pas très importants. Si vous n’en avez plus jamais besoin, sélectionnez plusieurs messages à la fois et supprimez-les en masse.

8. Désactivez les notifications, fermez l’e-mail pour vous concentrer

Obtenir une alerte à l’écran pour chaque message entrant est incroyablement perturbant et distrayant. Je suppose que l’écrasante majorité des travailleurs serait mieux avec les alertes par e-mail complètement désactivées. Ce n’est utile que dans les cas les plus rares. Alors, désactivez vos notifications.

De même, fermez votre application de messagerie ou son onglet de navigateur lorsque vous devez effectuer un travail très ciblé pendant au moins 30 minutes. Cela me fait mal d’écrire cette astuce, sachant que presque personne ne la suivra. Très peu de gens le font, mais j’aimerais pouvoir convaincre plus de gens d’essayer. Imaginez à quel point il sera plus facile de trouver votre flux lorsque vous n’êtes pas distrait par les e-mails.

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Pensez à la dernière fois que vous avez travaillé hors ligne, que ce soit dans un avion sans Wi-Fi ou lorsque votre connexion Internet était en panne. Ou peut-être avez-vous travaillé dans un fuseau horaire où vous n’avez pas beaucoup d’autres collègues et n’avez donc pas eu d’interruptions de courrier électronique pendant une longue période de votre journée. En fermant le courrier électronique, vous vous rapprochez de reproduire cette expérience de ne pas être interrompu, tout en étant en mesure d’accéder à d’autres informations en ligne si nécessaire.

9. Cooptation des réponses automatiques

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En ce qui concerne le conseil précédent, disons que vous ne fermerez pas votre fenêtre de courrier électronique parce que vous craignez que quelqu’un essaie de vous contacter pour un problème urgent et que vous le manquiez. La solution de contournement? Configurez un message d’absence ou de réponse automatique indiquant “S’il s’agit d’une question extrêmement urgente, envoyez-moi un SMS / appelez-moi / envoyez-moi un message au …” et indiquez votre numéro de téléphone, l’identifiant Slack ou la ligne de la communication.

10. Supprimer! Ou classer le courrier dans des dossiers

Un e-mail non supprimé est souvent une bonne intention qui n’a pas été satisfaite. Sachez quand lâcher prise. Ne vous accrochez pas aux messages si vous ne ferez probablement jamais rien avec eux. Laisser des messages sans importance dans votre boîte de réception est très improductif, distrayant et ne vous rappelle que ce que vous aimeriez faire dans un monde parfait, mais que vous ne pouvez pas.

Ils ne vous rendent aucun service en étant dans votre boîte de réception.

Si la suppression des messages semble grave, déplacez-les vers un nouveau dossier à la place. Appelez ce dossier en attente ou bonnes intentions. L’important est de les sortir de votre boîte de réception. Attendez quelques mois. Voyez combien vous avez déjà déterré ou auquel vous avez répondu. Si la réponse est zéro, envisagez peut-être de les supprimer en premier lieu.

11. Videz régulièrement la corbeille

Videz régulièrement la poubelle. La suppression de la corbeille libère de l’espace. La plupart des programmes de messagerie, y compris Outlook, ont un paramètre pour vider automatiquement la corbeille lorsque vous quittez l’application. Si vous ne vous souvenez jamais de vider la poubelle, je vous recommande d’activer cette fonctionnalité.

La plupart des gens n’ont probablement pas besoin de vider la poubelle plus d’une fois par mois ou une fois par trimestre. Il y a un danger à supprimer votre corbeille trop souvent, car la corbeille est l’endroit où vous allez pour récupérer les e-mails dont vous pensiez ne pas avoir besoin, mais il s’avère que c’est le cas. J’ai sauvé de nombreux messages de la poubelle, généralement le jour même où je l’ai mis là-bas.

Comment tirer le cordon d’urgence

Maintenant, si vous avez désespérément besoin d’une table rase avec votre boîte de réception, voici une dernière astuce que vous pouvez essayer:

1. Créez un nouveau dossier. Nommez-le Ancienne boîte de réception ou courrier avant juillet 2019 (ou le mois et l’année en cours).

2. Sélectionnez tout dans votre boîte de réception. Déplacez tout dans le nouveau dossier.

Voilà. Vous êtes dans la boîte de réception zéro et vous n’avez même pas eu à jeter un seul message.

Personne ne s’attend à ce que vous révisiez une boîte de réception chaotique du jour au lendemain. Adaptez petit à petit quelques habitudes positives. Effectuez quelques actions périodiques, telles que vider la corbeille ou supprimer en masse les e-mails envoyés, pour vous aider à avoir l’impression de progresser.