avril 6, 2021

Notes du juge: les clés d’une médiation réussie | Pullman et Comley, LLC

Par andy1712


Il y a près de huit ans, j’ai rédigé un article intitulé «10 conseils pour une médiation réussie», et nous voici plus de 1 000 médiations et arbitrages plus tard. Je pensais que ce serait le bon moment pour revenir sur ce sujet en fonction des leçons apprises et des tendances dégagées après avoir passé d’innombrables heures avec des avocats, des clients et des représentants d’entreprise à résoudre des litiges commerciaux, de dommages corporels, d’assurance, environnementaux et successoraux. Ces suggestions sont partagées dans le contexte de la pandémie du COVID-19 et de son impact sur les tribunaux et les pratiques de règlement actuelles.

Comme nous le reconnaissons tous, l’accent constant mis par les systèmes judiciaires des États et fédéraux sur les processus alternatifs de résolution des conflits a fait de la médiation un élément essentiel du processus de procès civil. En effet, il n’est pas exagéré de constater que, les procès civils devant jury étant largement suspendus dans un avenir prévisible, le RED est presque le seul jeu en ville pour résoudre les différends.

Une fois que l’avocat et le client ont conclu que la médiation est une méthode appropriée pour résoudre leur différend, il existe un certain nombre d’étapes de planification et d’organisation de base qui augmenteront les chances de succès de la médiation. Bien que de nombreux fondamentaux soient toujours valables, j’aimerais offrir des informations supplémentaires basées sur ce que nous avons vu au fil des ans, et l’année dernière en particulier.

1. Identifiez et affinez vos objectifs
Dans pratiquement tous les cas, le principal objectif de l’avocat et du client est de résoudre le cas dans les conditions les plus favorables possibles à la lumière des forces et des faiblesses de l’affaire. Mais il peut y avoir des objectifs secondaires qui, s’ils sont atteints, rendront la médiation finalement couronnée de succès même si un règlement n’est pas conclu le jour de la médiation. Par exemple, les avocats peuvent obtenir des informations précieuses sur les défis factuels et juridiques qui seront soulevés, les problèmes de crédibilité du client ou les valeurs de règlement potentielles qui fourniront la voie à des discussions de suivi fructueuses.

Si une affaire ne se résout pas lors de la première séance de médiation, je suggère souvent des «devoirs» pour chaque partie, en leur recommandant d’obtenir des informations supplémentaires, une autorisation de règlement révisée ou une analyse juridique supplémentaire. Ils me feraient ensuite un rapport à une date convenue afin que les discussions puissent se poursuivre par téléphone, e-mail ou chat vidéo. Dans la nouvelle réalité d’aujourd’hui créée par le COVID-19, où la communication entre les avocats et leurs clients n’est pas toujours aussi efficace qu’elle l’était avant la pandémie, il n’est pas rare d’exiger un suivi supplémentaire important pour parvenir à un règlement.

2. Concevez un processus qui fonctionne pour vous et votre client
La plupart d’entre nous sont habitués à la médiation bilatérale traditionnelle, le neutre servant de navette entre les parties. Dans de nombreux cas, en particulier les blessures corporelles de type jardin, ce processus fonctionne bien. Cependant, la pandémie forçant la plupart des médiations en ligne, nous avons dû repenser et modifier nos processus plus traditionnels. Par exemple, nous planifions habituellement des séances de «pratique» avant la médiation pour nous assurer que les participants sont parfaitement à l’aise avec la technologie. J’ai souvent des appels individuels de pré-médiation avec l’avocat et le client pour essayer de favoriser le rapport et la compréhension des problèmes qui auparavant auraient été établis lors de réunions en personne. Il est important de reconnaître que les médiations en ligne ont souvent le curieux effet de rendre le processus plus rapide et plus efficace tout en les rendant simultanément plus impersonnelles et antiseptiques. Passer du temps ensemble avant la médiation peut avoir un impact positif sur le processus.

3. Reconnaissez que vous avez plusieurs publics avec des objectifs différents
Lors de la planification d’une médiation réussie, il est utile de se rappeler que votre client, l’avocat adverse, la partie adverse et même le médiateur ont probablement des objectifs différents et qu’une présentation efficace nécessite que l’avocat reconnaisse et aborde ces différents intérêts. En ce qui concerne la partie adverse – avocat, expert ou partie -, les objectifs sont généralement de persuader, d’exposer leurs risques et de remodeler leur vision de leur cas et de la vôtre. En ce qui concerne le médiateur, les objectifs sont généralement d’établir un bon rapport, de faire preuve de crédibilité, de persuader le neutre de la force de votre dossier et peut-être d’obtenir de l’aide pour engager le client. Et vis-à-vis du client, l’objectif est d’optimiser le résultat, de gérer les attentes et de lui donner confiance en vous et dans le processus de médiation. Ces objectifs ne sont pas toujours cohérents entre eux; Le travail de l’avocat est d’intégrer efficacement les intérêts des trois publics dans son plaidoyer pour les MARC, tandis que le médiateur a la responsabilité importante d’être attentif à tous ces intérêts.

4. Rappelez-vous comment vous le faites est aussi important que ce que vous faites
N’oubliez pas que la médiation est une forme de règlement des différends. Ce n’est pas un procès. Il est important d’éviter la tentation de traiter la médiation comme un substitut à un litige. Les médiations en ligne, bien qu’extrêmement efficaces, ne sont pas un substitut ou un exutoire à la demande refoulée que les avocats ou leurs clients peuvent avoir pour un procès. Le but est de parvenir à un compromis, pas d’établir la victoire. Le médiateur ne prononcera pas de jugement sommaire, ne statuera pas sur une requête en interdiction ou ne rendra pas de verdict. Le style et l’approche sont importants. Battre la table, menacer de sortir ou insister sur une capitulation totale ne fera pas bouger l’aiguille. Qu’est-ce qui est efficace? Concession sobre et astucieuse. Plaidoyer ferme mais doux. Patience, persévérance, flexibilité et, surtout, préparation, préparation et plus de préparation. La loi et les faits font une différence dans les médiations, comme ils le font au procès, et ils devraient être à la portée de tous les avocats participant à une médiation.

5. Soyez réaliste et flexible
Tous les cas – les meilleurs et les pires – ont une valeur de règlement. Tous les cas ont des forces et des faiblesses. Avoir des œillères sur l’un ou l’autre peut entraîner une distorsion dans le processus de règlement. Le défi consiste à identifier la fourchette dans laquelle les parties peuvent raisonnablement convenir qu’un règlement devrait avoir lieu. Dans certains cas, cela impliquera beaucoup plus d’argent que ce que le défendeur avait initialement estimé. Dans d’autres, cela peut signifier beaucoup moins que ce que le demandeur avait prévu de recevoir. Dans tous les cas, cependant, il est important d’être réceptif aux opinions de l’avocat adverse et du médiateur. L’adhésion rigide à une offre ou une demande de règlement initiale basée sur une évaluation interne préliminaire peut détourner ou même faire dérailler les discussions de règlement. Il est peu probable que des demandes telles que «à moins que 100 000 $ ne soient offerts» ou «à moins que la demande ne soit réduite à moins de 500 000 $» suscitent une réponse positive.

En cette ère de COVID, il est particulièrement important d’être conscient de l’impact que la pandémie peut avoir sur les valeurs des établissements. Surtout dans le monde des blessures corporelles, de nombreuses discussions et spéculations se sont concentrées sur la question de savoir si les assureurs ont modifié leur position de règlement depuis l’arrivée de la pandémie. Les plaignants et les défendeurs doivent avoir une compréhension claire du moment où leur affaire sera jugée et de l’impact, tant positif que négatif, des retards de procès.

6. Soyez patient
Il y a quelque chose dans le processus de règlement qui semble souvent empêcher un mouvement substantiel vers une résolution jusqu’à la fin de la session. Pour beaucoup, le rythme glacial de l’offre et de la demande peut être frustrant. L’expérience montre cependant que si les parties restent attachées au processus et disposées à s’engager dans les concessions mutuelles nécessaires à des discussions productives, il en résultera presque toujours un règlement. Encore une fois, cependant, COVID et les médiations en ligne peuvent fausser le processus. Alors que la nature en temps réel des médiations en ligne accélère souvent le processus de règlement, l’indisponibilité occasionnelle des décideurs en raison d’obligations de travail à distance peut parfois ralentir le processus d’obtention des approbations supplémentaires nécessaires pour résoudre un problème, nécessitant souvent un suivi important. par le médiateur.

7. Écoutez attentivement
Le père de mon collègue, un avocat éminent à part entière, a souvent répété un proverbe yiddish qui, grossièrement traduit, déclare: «Dieu nous a donné deux oreilles et une seule bouche pour une raison». Écoutez ce que l’avocat adverse a à dire. Écoutez ce que suggère le médiateur. Écoutez ce que votre client vous dit. Certains d’entre nous sont francs; d’autres aiment parler en code. Dans tous les cas, des informations et des idées précieuses peuvent être recueillies en écoutant patiemment et attentivement. Les postures, les excès rhétoriques et le langage insistant ont tous leur place dans le processus de négociation, mais il n’y a pas de substitut à l’écoute attentive des messages, subtils ou francs, qui sont échangés au cours d’une médiation. Nous savons tous maintenant que les médiations en ligne ne sont pas des substituts parfaits au dialogue en personne, et des évaluations de près sont essentielles à la réussite des médiations. Pour cette raison, il est essentiel que nos oreilles compensent ce que nos yeux ne peuvent pas toujours voir.

8. Comprendre les problèmes et les préoccupations de l’autre côté
L’observation rhétorique: «Vous pensez que vous avez des problèmes? Écoutez le mien! peut servir de guide pour nous tous. Le contrôle des clients, des attentes déraisonnables ou un décideur difficile ne sont que quelques-uns des défis les plus fréquents auxquels est confronté le processus de règlement. Un peu de flexibilité et une modeste concession peuvent souvent être la clé qui ouvre un règlement. Un demandeur qui est prêt à accepter 990 000 $ au lieu de 1 million de dollars ou le défendeur qui est prêt à offrir 100 000 $ au lieu de 90 000 $ jouent souvent un rôle déterminant dans la résolution d’une affaire contestée.

9. Soyez créatif
Nous sommes tous naturellement otages des habitudes et des coutumes. Les médiations sont souvent menées de la même manière. Mais que se passe-t-il lorsque ce qui a fait ses preuves ne fonctionne pas? Pensez à différentes approches. Souvent, en particulier dans les litiges commerciaux et de construction, permettre aux directeurs de se parler directement en dehors de la présence de leur avocat peut être très productif. De même, dans les cas impliquant des témoignages d’experts scientifiques, permettre aux experts opposés de se concerter peut restreindre les questions ou créer une solution que ni les parties, ni l’avocat ni le médiateur n’avaient envisagée. L’avocat ne doit jamais avoir peur de demander au médiateur des suggestions susceptibles de débloquer une impasse. De même, le médiateur doit toujours inviter des suggestions de conseils.

10. Il n’y a rien de mal à s’amuser
Les litiges, la médiation et l’arbitrage peuvent tous être stressants, d’autant plus que nous naviguons dans les défis personnels et professionnels d’une pandémie. Faire face aux attentes des clients, aux exigences de temps concurrentes et à la position du côté opposé peut créer des tensions et du stress. Si vous prévoyez de passer six ou huit heures, voire des jours, à des discussions de règlement, il est utile de travailler dans une atmosphère aussi détendue que possible. Un peu de bonne humeur et de joie peuvent grandement contribuer à améliorer les discussions et à promouvoir l’établissement.

Réimprimé avec la permission du Tribune du droit du Connecticut. Pour voir l’article original, veuillez visiter law.com/ctlawtribune.

[View source.]