La pandémie du COVID-19 a été et restera dans les mémoires comme l’un des événements mondiaux les plus marquants de notre époque. Un défi sans précédent a été lancé à la communauté médicale, gouvernementale et commerciale qui changera clairement de nombreux comportements de notre société à long terme.
Lorsque les verrouillages imposés par l’État et les conseils de professionnels de la santé dans le monde ont forcé la cessation des activités habituelles pour les industries à travers le pays, les entreprises, grandes et petites, n’ont eu qu’un seul choix: s’adapter ou mourir.
Dans une démonstration inspirante des forces du marché libre, la plupart des entreprises ont choisi de s’adapter et l’ont fait rapidement. À la fin du mois de mars 2020, un nombre impressionnant d’entreprises avaient des employés travaillant à domicile, les restaurants étaient pleins de trottoir et de livraison, les détaillants et les clients se tournaient vers le commerce électronique d’une manière qu’ils ne l’étaient pas auparavant, et tout le monde avait ZOOM sur leurs appareils électroniques.
Lorsque vous êtes dos au mur, vous agissez de manière décisive afin de faire ce que vous devez pour survivre, en pesant les options et en prenant les bonnes décisions au moment où elles sont le plus nécessaires. Cependant, savez-vous ce que de nombreuses entreprises ne prennent pas en compte lorsqu’elles prennent des décisions au bord du précipice? – Taxe de vente.
Pourquoi s’en soucier? Parce que les entreprises sont tenues légalement responsables des erreurs de calcul ou de taxe de vente non perçues. Les taux combinés de taxe de vente et d’utilisation peuvent atteindre plus de 9,5%. Votre entreprise est-elle prête à encaisser 9,5% des ventes brutes plus les pénalités et les intérêts?
Des changements radicaux dans les opérations, en particulier ceux qui doivent être effectués rapidement sans une planification considérable, vont déclencher des implications dans la taxe qui, selon la Fondation fiscale, constitue la deuxième plus grande source de recettes fiscales nationales et locales. La plupart des entreprises, et beaucoup plus d’individus, ne disposent pas de processus solides pour surveiller en permanence les changements dans les opérations pour de telles conséquences. Cet article en trois parties met en évidence mes 3 principales implications.
Erreur n ° 1 – Les employés à distance élargissent vos obligations en matière de taxe de vente
La première étape critique pour déterminer si votre entreprise doit être concernée par la taxe de vente d’État consiste à évaluer ce que les professionnels de la fiscalité appellent le «lien». Nexus est le lien entre une juridiction fiscale et le contribuable. La Cour suprême des États-Unis a interprété certaines clauses de la Constitution américaine comme limitant l’influence d’une autorité fiscale aux seules entreprises qui ont un «lien suffisant» avec elles. Ce que j’appelle «lien traditionnel» est tout lien qui était en faveur constitutionnelle avant juillet 2018 (plus à ce sujet dans la partie 2). Le lien traditionnel est principalement dicté par la présence physique de personnes ou de biens dans la juridiction de l’administration fiscale, que ce soit sous l’utilisation directe ou indirecte par le contribuable. L’exemple le plus courant des implications dans le lien traditionnel pendant la pandémie est le passage au travail à domicile.
Supposons que votre entreprise vend les fameux «widgets» hautement taxables via Internet à travers les États-Unis, avec un siège social en Pennsylvanie. Étant donné que votre entreprise n’a que des employés ou des biens en PA, et que vous vendez uniquement en ligne avec généralement moins de 100000 $ de ventes ou un niveau d’activité similaire dans chaque État (encore une fois, plus à ce sujet dans la partie 2), WidgetsRus n’a que nexus en PA. Dans cet exemple hypothétique, aucun autre État n’a le niveau de connexion avec vous nécessaire pour vous imposer une charge fiscale ou vous obliger à devenir un agent de recouvrement de l’État. Cependant, lorsque la pandémie a commencé à atteindre des niveaux conséquents en mars, vous avez pris la décision de la direction de permettre à tous les employés qui pourraient effectuer leur travail à distance de travailler à domicile pour le reste de l’année. Certains employés vivent dans l’Ohio et la Virginie-Occidentale voisines, et certains choisissent de se rendre chez leurs amis et leur famille dans d’autres États pour éviter les points chauds de coronavirus.
Vous avez fait le bon appel en tant que propriétaire d’entreprise pour vos opérations et vos employés. Maintenant, cependant, vous avez des membres de votre organisation physiquement dans des États où vous n’étiez pas auparavant. Dans de nombreux États, quelles que soient leurs fonctions spécifiques, leur présence à elle seule crée un lien suffisant. Peut-être que ces employés ont des actifs appartenant à l’entreprise avec eux, ou pire encore, des stocks. Cela ne fait que renforcer les arguments en faveur du nexus. Désormais, ces États ont des raisons valables de vous demander de déterminer l’imposition de vos produits, de vous inscrire au compte fiscal approprié, de collecter la taxe requise ou le certificat d’exonération applicable (et validé) et de remettre cette taxe à l’État. Que vous ayez choisi ou non de percevoir cette taxe n’est pas une grande préoccupation pour eux à ce stade, car vous êtes maintenant sur le crochet juridique. Que vous le récupériez ou non, vous devrez le payer.
Certains États ont publié des orientations sur les implications des employés travaillant à domicile en raison du coronavirus, et certains ont même déclaré qu’ils renonçaient à ces exigences d’inscription pour le moment étant donné les circonstances temporaires et nécessaires. Malheureusement, la plupart des États n’ont pas fourni de directives, ce qui signifie que sans raison légale valable indiquant le contraire, ces employés à distance ont créé des obligations de taxe de vente.
Certains États qui autorisent une marge de manœuvre pendant l’état d’urgence sont: le Connecticut, le Kentucky (au cas par cas), le Maine, le Massachusetts, le Minnesota, le New Jersey, l’Oklahoma, la Pennsylvanie, le Rhode Island et la Caroline du Sud.
Les États qui ont confirmé que les travailleurs à distance en raison du COVID-19 continueront de créer un lien sont: le Colorado, l’Indiana, le Michigan, l’Ohio, la Virginie et le district de Columbia.
Enfin, il ne s’agirait pas d’un sujet fiscal des États et des collectivités locales s’il n’y avait pas au moins une catégorie «intermédiaire». Le Vermont n’a pas donné de réponse directe, mais il a déclaré à Thompson Reuters: «Nous n’avons pas l’intention de modifier notre programme d’audit ou de concentrer les enquêtes d’audit pour identifier les travailleurs travaillant temporairement à domicile pendant l’urgence COVID-19.»
Les autres États appliquant une taxe de vente n’ont pas émis de directives dans un sens ou dans l’autre. Il faut supposer, dans l’intérêt des enregistrements et des accords de divulgation volontaire, que s’ils peuvent décider en interne de ne pas exercer activement de telles activités, ils n’ont pas rendu ces décisions publiques et les obligations légales s’appliquent toujours.
N’oubliez pas que j’ai parlé plus tôt de «lien traditionnel» et pas seulement de «lien de présence physique», car il y a plus que vos employés, vos biens ou votre inventaire. Au fil des ans, le lien de présence physique en tant que loi générale du pays et les autres formes de lien étant limités par SCOTUS, les États ont fait preuve de créativité dans la façon dont ils pouvaient étirer ces paramètres pour les appliquer aux dérivés de cette présence.
Si WidgetsRus a une société sœur et qu’une partie de la réponse à la pandémie était d’utiliser cette société sœur dans un autre État pour effectuer certaines actions, cette relation d’agence pourrait créer un lien en dehors de New York. WidgetsRus a peut-être choisi de profiter de certains fournisseurs situés dans d’autres États pour effectuer des actions à leur place lors de la fermeture de leurs bureaux? Une relation d’agence s’est formée et cela peut aussi créer des liens.
Comme je l’ai dit plus tôt, aucun de ces scénarios n’était de mauvaises décisions de la part de l’entreprise, et avec des processus fiscaux bien gérés, la taxe de vente ne devrait pas faire pencher la balance dans la façon dont ces décisions sont prises. Cependant, les entreprises doivent être prêtes à prendre les mesures appropriées pour s’assurer qu’elles ne sont pas redevables de taxes non perçues.
Conseils pour le contribuable
Commencez immédiatement par un examen approfondi du lien pour tous les types de nexus à travers les États. Votre premier point de lien est le jour où vos obligations fiscales ont commencé, et bien que cet article ait été spécifique aux actions COVID-19, le lien peut remonter à la création de votre entreprise avec certains déclencheurs.
Menez une enquête auprès de vos employés pour savoir où ils ont travaillé à distance pendant la pandémie et quand ils ont commencé dans ces endroits. Assurez-vous que vos employés savent comment vous tenir informé de ces déménagements et, dans certains cas, vous voudrez peut-être empêcher les employés de travailler à distance dans certains états problématiques.
En outre, une partie de cet examen devrait impliquer l’analyse du lien économique en évaluant les ventes et les transactions par État. Cela, comme le lien traditionnel, peut remonter avant le COVID-19 mais ne dépassera probablement pas la décision SCOTUS de 2018 dans le Dakota du Sud contre Wayfair. Nous en parlerons plus en détail dans la partie 2.
Tout ce qui précède a des nuances et des exceptions. Consultez un fiscaliste de l’État, ce sera la décision la plus efficace et la plus économique à long terme.